機密文章の処理で起こった処理業者とのトラブル事例を紹介

機密文章を処分する際に、処分方法を間違えると、個人情報が漏洩してしまい最悪の場合、その個人情報が悪用されてしまうという事態に発展してしまいます。この様な事態にならないためにも、処理を委託する処理業者を徹底的に調査した上で選定することが重要になります。

今回は、実際に機密文章の処理を業者に委託したことで起こったトラブル事例を紹介します。

焼却処理業者が運搬中にカルテを散乱させる

北海道にある総合病院が保管期限が過ぎた患者のカルテを焼却処分するために、焼却処理委託業者に処理を委託していましたが、
焼却処理廃棄場に運搬中に、処分するカルテを道路上に散乱させてしまうという事故が発生しています。

散乱したカルテは散乱させたカルテを全て拾い、徹底調査の元、拾い忘れが無いことを確認して、焼却処理を行うことができましたが、同病院では、個人情報が流出する重大な事故になりかねないとし、今後同様の事態にならないよう、院内の患者情報の運用体制を見直すと共に、職員にたいして再教育を徹底することを明らかにしています。

また、処理委託業者に対しては、指導と監督の強化を行い、個人情報を含んでおり紛失するの重大さを理解してもらい再発防止に努めるよう要請しています。

溶解処理サービス業者が旅行代理店から回収した機密文書を紛失

機密文書の溶解処理サービスを提供している大手処理業者が広島県にある旅行代理店から受託契約に基いて、回収した機密文書を運送中に紛失してしまうという事故が発生しました。

回収した機密文書は、福岡県北九州市の溶解処理工場に運送される予定でしたが、旅行代理店から回収後、3日以上経過しても、工場に到着していないことが判明し、社内調査を実施しましたが、紛失した機密文書の発見に至りませんでした。

大手機密文章処理業者は同事象を旅行代理店に報告すると共に、旅行代理店と共同で預かった機密文章に記載されていた個人情報に該当する方に個別で報告とお詫びを行っています。

今後同様の事態にならないよう、社員教育を実施するとともに再発防止に取り組むとしています。

信販会社がが処理委託した個人情報を記載した文書を高速道路に散乱させる

機密文章溶解処理業者が、大手信販会社から回収して預かっていた機密文章を運送中に、高速道路上に散乱させてしまう事故が発生しています。

大手信販会社は、入居しているビルの管理会社が手配した業者に処理をお願いしていましたが、実際には溶解処理業者ではなく古紙回収業者が回収をしたため、コンテナボックスが付いていないトラックに古紙と一緒になって、機密文章が運搬されていたという事実が判明しました。そのため、高速道路で速く走行したことにより風が強くなったため、積まれた紙が一気に散乱してしまうという事態につながりました。

同社では、社員教育の徹底や個人情報を含む書類は、同社で選定した処理業者を利用するなどして、再発防止に取り組む方針を示しています。また、該当する顧客については、個別に報告とお詫びを行っています。

廃棄業者が市民の納税書類を路上に散乱させたまま気づかず放置

青森県弘前市は、廃棄業者に市民の納税書類の処分をお願いしていましたが、廃棄業者が運搬中に書類をトラックから散乱させた上、それを気づかずに放置したまま破棄処分場に向かってしまった事故が発生しています。

また、散乱した納税書類は、住民によって市役所に問い合わせがあったことから発覚しており、事故が起きてからの対応に時間がかかってしまっているのも大きな問題となりました。

散乱させた書類については、道路付近に住む住民と同市の職員が回収を行い、幸いにもずべてを回収できましたが、この情報には納税者の個人名の他、所得額など大変重要な情報が記載されているものでした。

同市では、重要な個人情報が流出する事態になりかねないとし、再発を防止するために、処理の方法を改める他、職員に対して再教育を徹底させていく方針を明らかにしました。