社内での機密文書の処理が危険である理由とは？

機密文書の処理に関しては、自社内で処理を実施する企業が多いのも現状です。また、「抹消仕事人」のウェブサイトに記載されたアンケート調査結果によれば、約6割の人が、自社内で機密文書の処理を行ったほうが安全であると回答しています。

専門処理業者に任せるとその過程で情報が漏洩する心配があることや、コストが高くつくといった回答が目立ちます。しかしながら、外部だけではなく、内部の人間が情報を持ち出すことも十分に考えられることから、必ずしも、自社内で機密文書を処分するのは本当に安全とは言い切れない部分もあります。

具体的に、自社内で機密文書を処理する場合における危険性について解説します。

内部の人が情報を盗み出す危険性がある

社内で機密文書を処理する際に懸念されることとしては、内部の人が情報を盗み出すことが考えられることです。

機密文書は、必ずしも外部の人間が情報を盗むとは限らず、近年では会社への不満などで内部の人間が情報を盗み、外部に公開するといった事例も発生しています。

全従業員が不要になった機密文書を、その都度シュレッダー処理を行えば、この危険性も減るとは思いますが、業務が忙しく機密文書を溜め込む人がいたり、部下に機密文書の処理をお願いするパターンなど、機密文書の処理は人によってやり方が異なることも考えられます。

機密文書をデスクの引き出しやデスクの上に溜め込んでいた場合、従業員が帰った後にこっそりと機密内容をコピーして持ち出すことも考えられます。また、部下に機密文書の処理をお願いした場合も、部下が勝手にコピーして家に持ち帰っているということもありえます。

機密文書の処理方法を誤ることで情報漏えいする危険性がある

機密文書の処理を誤ったために、情報漏えいしてしまう懸念もあります。

自社内で行うことで、人によって処理のやり方が異なってくることを述べましたが、機密文書を溜め込んだ場合、後になってシュレッダー処理が大変になってしまい、自分で適当に破いてゴミ箱に捨ててしまったことで、何者かが、ゴミ箱から破いた機密文書を持ち出して、外部に情報を公開してしまう可能性も考えられます。

また、整理整頓が苦手な人がいた場合、機密文書と通常の書類が混ざってしまったために、機密文書が混じった紙をリサイクルにまわしたことで、何者かが書類を持ち出して、外部に情報を公開してしまうことも考えられます。

不要な機密文書を溜め込むなど管理が疎かになる危険性がある

社内で機密文書を処理することは、従業員が最後まで責任持って処理を行う必要があります。そのため、不要になった機密文書の処理に関しては、従業員の判断の元で処理が行われることです。

全従業員が、機密文書を不要になった都度に処理ができれば良いですが、必ずしも全員がきちんとできるとは限りません。そのため、いつの間にか、機密文書の管理が疎かになってしまうことも考えられます。

機密文書の管理を疎かにすると、既にお伝えしたように、内部の人間が情報を盗み出したり、処理方法を誤ってしまうことで、いつの間にか情報が外部に漏れてしまうことにつながります。

どうしても、社内で機密文書を処理する場合、機密文書の管理方法と処理方法に関する何かしらの規定を設ける必要があるでしょう。ただし、機密文書の量が多い場合など、従業員が処理に要している時間だけではなく、満杯になったシュレッダーを交換して、ゴミとして出すなどの従業員に多くの手間が発生してしまい、その間業務が止まってしまうことになります。そのため外部の専門処理業者に委託することで、従業員は業務に集中できることから、逆に、生産性を向上させることも考えられます。

シュレッダー処理に多くの時間を費やしている場合は、専用のBOXをおくだけで業者に回収してもらいリサイクルに回せる、大塚商会の「メルティBOX2」やヤマト運輸の「機密文書リサイクルサービス」を検討してみるのも良いでしょう。大塚商会はプライバシーマークを取得、ヤマト運輸は情報セキュリティの国際規格である「ISO27001」の認証を取得しており、安全性についても担保できるといえます。