専門工場粉砕サービスのメリットとデメリットを徹底解説

機密文書を処理する際に、専門工場にて粉砕できる「専門工場粉砕サービス」があります。「専門工場粉砕サービス」といっても業者によってサービス内容は様々ですが、事前に契約して顧客の要望もしくは定期的に回収するパターンと工場に直接機密文章を持ち込んで処理できる場合があります。

今回は、専門工場で機密文章を粉砕処理を行う際のメリットとデメリットを解説します。

専門工場粉砕サービスとは？

専門工場粉砕サービスとは、機密文章を専門の工場にて粉砕処理を行うサービスです。機密文章を処理委託業者が顧客のニーズに合わせて回収もしくは持ち込みを行い、機密文書の処理を行うことができます。

大量の機密文書の処理を業者に委託できる

自社に設置しているシュレッダーでは、機密文章の量が多く処理が困難な場合、機密文書をそのまま業者に渡すだけで処理を行ってくれますので、処理に係る手間を大幅に削減することができます。

また、文書をファイリングしている場合など、粉砕処理を行う前に分別が必要になることも多いですが、専門工場で粉砕サービスを手がけている多くの業者では、分別することなく処理をおまかせできる場合が多いです。

セキュリティボックスを設置するため保管中も安心

専門工場で粉砕サービスを手がける業者の多くは、契約者のオフィスに回収までの間機密文書を保管するための「ダンボール箱」もしくは「セキュリティボックス」を設置します。

そのため、保管中の機密内容が守られる他、保管中の紛失などの心配もありません。契約内容にもよりますが、処理委託業者では、月1度など顧客のニーズに合わせてダンボール箱もしくはセキュリティボックスの回収を行い、新たなボックスを設置しますので、従業員側での大きな対応はほとんど必要ありません。

運送で機密文書を工場に送る場合、運搬中の紛失や漏洩が心配である

専門工場での粉砕サービスは、顧客のオフィスまで回収して工場まで運送する関係上、どうしても運搬中の紛失や情報漏えいの懸念があります。

中には、自社工場を持たずに回収だけ自社で行い、処理を工場を持っている業者に委託するケースなども考えられます。業者間の引き渡しの最中に紛失や漏洩などが発生するリスクが高まります。そのため、専門工場での粉砕サービス業者に機密文書の処理を委託する場合は、自社工場を持っていることが重要になります。

また、運搬に使う車両が自社専用の車両であり、施錠がきちんと行われていることや作業員が2人以上確保できていることも重要です。こちらも、他の業者への引き渡しなどが発生すると、紛失や漏洩のリスクが高まる他、運搬中にドライバーが休憩している間に車両そのものが盗難にあったり、車上荒らしに合う可能性なども考えられます。

業者によっては、自社で工場に機密文書を持ち込んで、立ち会いの元、処理が行うことができる場合もあります。スケジュールの都合が良い時に持ち込める他、工場に直接持ち込むことで、機密文書を粉砕処理が完了するまで立ち会うことが出来ますので、大きな安心感があります。

紛失や漏洩が発生した場合、自社の経営に大きなダメージを受ける懸念がある機密文書などを処理する場合は、持ち込みでの処理を検討すると良いでしょう。

少量であれば費用が割高になる場合もある

専門工場での粉砕サービスを利用する場合、機密文章が一定量以上貯まってから、業者に処理をお願いすると良いでしょう。

費用は処理を行う際の重さで決まることが多く、1キログラム70円からなど1キログラム単位で料金が設定されています。しかしながら、少量の場合「100キログラム以下は8,000円」など業者が指定した一定額の重さ以下であれば一定額の料金が徴収される場合もありますので、注意が必要です。

また、定期的にオフィスに回収に来る場合、処理に係る費用の他、セキュリティボックスなどを利用する場合基本料金が発生する場合もあります。ボックスを設置する場合は機密文章を処理する量をあらかじめ把握しておくことが重要です。時期によって機密文章を処理する量が異なる場合は、自社の都合に合わせて回収を依頼する方が良いでしょう。